Vodenje in arhiviranje kadrovske dokumentacije

Delodajalci na kadrovskem področju vodijo različne evidence in arhivirajo dokumentacijo. Te aktivnosti so ključnega pomena za učinkovito upravljanje s človeškimi viri in zagotavljanje skladnosti s pravnimi predpisi. Delodajalci so zakonsko zavezani k vodenju določenih evidenc, kot je na primer evidenca zaposlenih delavcev in evidenca o stroških dela. Poleg tega pa za nemoteno izvajanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja potrebujejo tudi druge dokumente, kot so sklepi o odmeri letnega dopusta ali pogodba o izobraževanju. V praksi se oblikujejo tudi kadrovski dokumenti, kot je npr. poročilo o letnem razgovoru, ki prispevajo k boljšemu upravljanju zaposlenih. Za zagotavljanje skladnosti poslovanja, varstva osebnih podatkov in učinkovitega kadrovskega upravljanja je ključno, da so te evidence in arhivi natančno in dosledno vodeni.

(1) Obvezne evidence

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), Ur. l. RS Št. 40/06 delodajalcem nalaga vodenje naslednjih evidenc:

• evidenca o zaposlenih delavcih,
• evidenca o stroških dela,
• evidenca izrabi delovnega časa,
• evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Evidenca o zaposlenih delavcih vsebuje:

a)     podatke o delavcu:

• osebno ime,
• datum rojstva, če oseba nima EMŠO,
• kraj rojstva,
• država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,
• enotna matična številka občana,
• davčna številka,
• državljanstvo,
• naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
• naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),
• izobrazba,
• ali je delavec invalid,
• kategorija invalidnosti,
• ali je delavec delno upokojen,
• ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,
• ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,
• naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);

b)     podatke o delovnem dovoljenju delavca (če gre za delavca tujca):

• vrsta delovnega dovoljenja,
• datum izdaje delovnega dovoljenja,
• datum izteka delovnega dovoljenja,
• številka delovnega dovoljenja,
• organ, ki je izdal delovno dovoljenje;

c)     podatke o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

• datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,
• datum nastopa dela,
• vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,
• razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,
• poklic, ki ga opravlja delavec,
• strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
• naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,
• število ur tedenskega rednega delovnega časa,
• razporeditev delovnega časa,
• kraj, kjer delavec opravlja delo,
• ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

č)    podatke o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:

• datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,
• način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Evidenca o zaposlenih delavcih se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko se z delavcem sklene pogodba o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

Evidenca o stroških dela vsebuje:

a)     podatke o delavcu:

• podatke o delavcu iz evidence zaposlenih delavcev,
• številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;

b)     podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca:

• plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
  • bruto plača za delo s polnim delovnim časom,
  • bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega,
  • bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo),
  • bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;
  • zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:
  • bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;
• izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače):
  • bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti,
  • dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;
• neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila):
  • plača,
  • zaostalo izplačilo,
  • nadomestilo plače,
  • izredno izplačilo;

c)     podatke o drugih stroških dela:

• povračila stroškov v zvezi z delom,
• regres za letni dopust,
• jubilejna nagrada,
• dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev,
• plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje,
• solidarnostna pomoč,
• odpravnina,
• stroški izobraževanja delavcev,
• davki na izplačane plače,
• ostali stroški dela;

č)    podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:

• prispevki v breme delodajalca:
  • plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
  • plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
  • plačani prispevki za starševsko varstvo,
  • plačani prispevki za zaposlovanje;
• prispevki v breme zavarovanca:
  • plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,
  • plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,
  • plačani prispevki za starševsko varstvo,
  • plačani prispevki za zaposlovanje.

Evidenca o stroških dela se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

Evidenca o izrabi delovnega časa vsebuje:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu je sestavljena iz dveh delov. Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebuje naslednje podatke o stavkah:

a)     podatke o delodajalcu:

• ime delodajalca,
• naslov delodajalca,
• matična številka delodajalca iz PRS,
• davčna številka delodajalca,
• šifra dejavnosti delodajalca po SKD,
• ime kolektivne pogodbe in šifra,
• število zaposlenih,
• šifra proračunskega porabnika;

b)     podatke o organizatorju stavke:

• naziv organizatorja stavke;

c)     podatke o stavki:

• število delodajalcev, pri katerih je stavka potekala sočasno,
• število delavcev, ki so neposredno sodelovali v stavki,
• število delavcev, ki so posredno sodelovali v stavki,
• razlogi za stavko,
• ali so bile pred začetkom stavke uporabljene druge oblike razreševanja delovnih sporov (pomirjanje, arbitraža),
• trajanje stavke,
• število izgubljenih delovnih dni,
• ocena stroškov, ki jih je zaradi stavke utrpel delodajalec,
• ocena rezultatov stavke.

Evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu vsebuje naslednje podatke o arbitražah delovnih sporov:

a)     podatke o delodajalcu:

• ime delodajalca,
• naslov delodajalca,
• matična številka delodajalca iz PRS,
• davčna številka delodajalca,
• šifra dejavnosti delodajalca po SKD,
• ime kolektivne pogodbe in šifra,
• število zaposlenih,
• šifra proračunskega porabnika;

b)     podatke o sindikalni organizaciji ali skupini delavcev ali delavcu, ki je stranka v delovnem sporu:

• ime sindikalne organizacije,
• naslov sindikalne organizacije,
• število delavcev, ki so stranke v delovnem sporu;

c)     podatke o arbitražah delovnih sporov:

• vrsta delovnega spora,
• razlogi za delovni spor,
• ali je bil delovni spor rešen s pomočjo arbitraže.

V sedmih dneh po koncu stavke ali arbitraže delovnega spora mora delodajalec, pri katerem je stavka ali arbitraža delovnega spora potekala, poslati podatke iz evidence o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu Statističnemu uradu Republike Slovenije, ki zbira in obdeluje podatke o stavkah in arbitražah delovnih sporov na ravni države. Delodajalec pošlje podatke na predpisanem obrazcu.

Večkrat je bilo omenjeno, da se dokumenti hranijo kot listina trajne vrednosti. To pomeni, da se mora navedene dokumente hraniti trajno oz. se jih ne sme uničiti. V primeru prenehanja delodajalca listine trajne vrednosti prevzame pravni naslednik delodajalca, če le tega ni, pa ZEPDSV določa, da je treba dokumente predati Arhivu Republike Slovenije. V praksi Arhiv teh dokumentov ne bo prevzel, zato bo dokumente skupaj s poslovnimi in knjigovodskimi listinami hranil za to določen družbenik.

Posebnost pri vodenju evidence o izrabi delovnega časa velja za mobilne delavce. Zakon o delovnem času in obveznih počitkih mobilnih delavcev ter o zapisovalni opremi v cestnih prevozih (ZDCOPMD), Ur. l. RS, št. 45/16, določa dodatne postavke, ki jih morajo delodajalci voditi v okviru evidence o izrabi delovnega časa. Ti podatki se morajo v evidenco vpisati čim prej, vendar ne kasneje kot 28 dni po prejšnjem vpisu podatkov za isto osebo. Delodajalec je dolžan na svojem sedežu v evidenci o izrabi delovnega časa po datumu vožnje in posameznem vozilu hraniti tudi uporabljene tahografske vložke, prenesene podatke iz digitalnega tahografa in voznikovih kartic, vse ročne zapise ali izpise, ki jih je bil voznik dolžan opraviti, poleg tega pa mora hraniti tudi potrdilo o odsotnosti mobilnega delavca. Podatki in dokumentacija se hranijo dve leti po preteku obdobja, na katerega se nanašajo. Po preteku dveh let se podatki iz evidence izbrišejo in dokumentacija se uniči.

Pomembna pravna podlaga za arhiviranje dokumentacije je tudi zakonodaja na področju varnosti in zdravja pri delu, in sicer Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1), Ur. l. RS, št. 43/11, ki določa trajno hrambo vse dokumentacije po ZVZD-1 in podzakonskih predpisih, predvsem pa dokumentacije, ki se nanaša na:

• obdobne preiskave škodljivosti v delovnem okolju;
• obdobne preglede in preizkuse delovne opreme;
• preglede in preizkuse osebne varovalne opreme;
• opravljeno usposabljanje za varno delo in preizkuse usposobljenosti;
• zdravstvene preglede delavcev;
• nezgode pri delu, kolektivne nezgode, nevarne pojave, ugotovljene poklicne bolezni in bolezni, povezane z delom ter njihove vzroke;
• nevarne snovi.

Naslednji predpis, ki določa obvezno hrambo, je Zakon o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (ZMEPIZ-1), Ur. l. RS, št. 111/13, ki določa, da se podatki iz zbirke matične evidence hranijo trajno (npr. prijava, odjava iz zavarovanja ter spremembe, ti. »M obrazci«).

(2) Personalna mapa zaposlenega

S pojmom personalna mapa v praksi označujemo del kadrovske dokumentacije, ki na enem mestu združuje podatke o zaposlenih, ki so podlaga za izvajanje pravic in obveznosti v zvezi z delovnim razmerjem. To vključuje tako del zakonsko obveznih evidenc, dokumente za izvajanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ter druge interne kadrovske dokumente.

Vsebina in način vodenja personalne mape ni določen. V personalni mapi pa se tipično hranijo:

• Pogodba o zaposlitvi ter nadaljnje spremembe pogodbenega razmerja
  • Pisni predlog pogodbe o zaposlitvi se hrani do izpolnitve namena oz. do poteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Dokazilo, izjava podpisana s strani zaposlenega, da je prejel predlog pogodbe o zaposlitvi. Podpisana izjava se hrani do izpolnitve namena oz. splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Pogodba o zaposlitvi ter nadaljnje spremembe pogodbenega razmerja (aneksi, nove pogodbe o zaposlitvi) se hranijo trajno.
• Če gre za delavca tujca
  • Sporočilo o prostem delovnem mestu - kontrola trga dela (obrazec PDM-KTD) se hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Pisno obvestilo in informativni list se hranita do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Enotno dovoljenje za prebivanje in delo se hrani trajno.
  • Pisna odobritev za menjavo delovnega mesta pri istem delodajalcu/delodajalca/zaposlitev pri dveh ali več delodajalcih se hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Obrazci, izjave
  • Obrazec za zajem osebnih podatkov:
    • Podatki, zbiranje katerih zahteva ZEPDSV (tj. podatki, ki se vodijo v evidencah) in se hrani trajno.
    • Podatki, ki niso nujni za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja (npr. zasebna telefonska številka, mail) in jih delodajalec zbira na podlagi privolitve. Podatki se hranijo, dokler obstaja namen oz. do preklica privolitve. Po prenehanju delovnega razmerja je treba podatke uničiti ali anonimizirati.
  • Dokazilo, soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ki jih delodajalec zbira na podlagi soglasja se hrani še 5 let po prenehanju delovnega razmerja ali preklicu privolitve.
  • Izjava o prevozu na delo se hrani trajno.
• Obvezna socialna zavarovanja
  • M obrazce mora delodajalec hraniti trajno.
  • Dokazilo, podpisana izjava zaposlenega, da je prejel kopijo M obrazca se hrani do izpolnitve namena oz. do poteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Zdravniški pregledi
  • Napotnica na predhodni preventivni zdravstveni pregled in spričevalo, napotnice in spričevala usmerjenih obdobnih preventivnih zdravstvenih pregledov in drugih usmerjenih preventivnih zdravstvenih pregledov se hranijo trajno.
• Interna pravila
  • Dokazilo, podpisana izjava zaposlenega, da je seznanjen z internimi akti in navodili delodajalca se hrani še 5 let po prenehanju delovnega razmerja.
• Seznanjenost z oceno tveganja in izjavo o varnosti
  • Dokazilo, podpisana izjava zaposlenega, da je seznanjen z oceno tveganja in izjavo o varnosti se hrani do izpolnitve namena oz. do poteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Podatki o varovalni opremi (št. čevljev, rokavic, oblačil) se hrani do prenehanja delovnega razmerja.
  • Zapisnik o prevzemu varovalne opreme se hrani do izpolnitve namena oz. do poteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Uvedba v delo
  • Varnost pri delu in požarna varnost
    • Potrdilo o opravljenem usposabljanju iz varnosti pri delu in požarne varnosti ob nastopu dela in potrdila o opravljenih nadaljnjih usposabljanjih s področja varnosti pri delu in požarne varnosti se hranijo trajno.
  • Dokazilo o praktični uvedbi v delo
    • Dokazilo o praktični uvedbi v delo se hrani trajno.
• Letni dopust
  • Sklep o odmeri letnega dopusta se hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Dokazilo, podpisana izjava zaposlenega o prejemu sklepa o odmeri LD se hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Nadurno delo
  • Soglasje zaposlenega za odreditev nadurnega dela, ki presega 170 ur letno, soglasje starejšega delavca k odreditvi nadurnega dela, soglasje zaposlenega, ki neguje otroka, starega do treh let k odreditvi nadurnega dela hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Nočno delo
  • Soglasje starejšega delavca k odreditvi nočnega dela ali soglasje zaposlenega, ki neguje otroka, starega do treh let k odreditvi dela ponoči se hrani do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
• Disciplinski postopki
  • Odločitev o izreku disciplinske sankcije se hrani najmanj do roka, ko je je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo. Zaposleni, ki meni, da mu je bil disciplinski ukrep izrečen neutemeljeno, lahko v roku 30 dni od dneva vročitve odločitve o izreku disciplinske sankcije, zahteva sodno varstvo. V primeru, da je vložena zahteva za sodno varstvo, se odločitev hrani do pravnomočno zaključenega sodnega postopka.
  • Pisna seznanitev zaposlenega z očitanimi kršitvami in dokazilo, podpisana izjava zaposlenega o prejemu pisne seznanitve s kršitvami, se hranita do izteka zastaralnega roka za sodno varstvo zoper odločitev o izreku disciplinske sankcije oz. če je-bila vložena zahteva za sodno varstvo do pravnomočno zaključenega sodnega postopka.
• Prenehanje pogodbe o zaposlitvi
  • Obvestilo o izteku pogodbe za določen čas se hrani do izpolnitve namena oz. do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Odpoved pogodbe o zaposlitvi in sporazum o prenehanju pogodbe o zaposlitvi se hranita trajno. Dokazilo o vročitvi odpovedi zaposlenemu se hrani do izpolnitve namena oz. do izteka splošnega zastaralnega roka (5 let).
  • Sporazum o skrajšanju odpovednega roka se hrani trajno.

Ker personalna mapa vsebuje osebne podatke, je ključno, da se redno preverja in osvežuje. Dokumente, ki niso listine trajne vrednosti in nimajo zakonske podlage za nadaljnjo hrambo, je treba takoj po prenehanju zakonske podlage za hrambo izbrisati, zlasti je to treba preveriti po prenehanju delovnega razmerja. Za dodatno varnost osebnih podatkov je nujno, da se personalne mape nekdanjih zaposlenih ločijo od personalnih map aktivnih zaposlenih in premaknejo v arhiv.

Se soočate z izzivi pri vodenju kadrovskih evidenc in zagotavljanju skladnosti z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov? Naši pravni strokovnjaki imajo bogate izkušnje s področja delovnega prava in varstva osebnih podatkov ter vam bodo z veseljem pomagali pri pravilni vzpostavitvi kadrovskih evidenc.