Številna podjetja imajo težave zaradi nepopolnih ali celo manjkajočih obveznih internih aktov. Zakonsko predpisani interni akti so temelj uspešnega poslovanja, saj zagotavljajo jasna pravila in pravno varnost. Določeni interni akti so obvezni na splošno, torej za vse delodajalce oz. podjetja, drugi pa so obvezi samo za nekatere subjekte. V nadaljevanju članku vam predstavljajmo obvezne interne akte.
Izjava o varnosti z oceno tveganja
Pravno podlago za izdelavo izjave o varnosti z oceno tveganja predstavlja 17. člen Zakona o varnosti in zdravju pri delu (v nadaljevanju: ZVZD-1) [1], ki določa, da mora delodajalec pisno oceniti tveganja, katerim so delavci izpostavljeni ali bi lahko bili izpostavljeni pri delu, po postopku, ki obsega zlasti:
- identifikacijo oziroma odkrivanje nevarnosti;
- ugotovitev, kdo od delavcev bi bil lahko izpostavljen identificiranim nevarnostim;
- oceno tveganja, v kateri sta upoštevana verjetnost nastanka nezgod pri delu, poklicnih bolezni oziroma bolezni v zvezi z delom in resnost njihovih posledic;
- odločitev o tem, ali je tveganje sprejemljivo;
- odločitev o uvedbi ukrepov za zmanjšanje nesprejemljivega tveganja.
Delodajalec mora popraviti in dopolniti oceno tveganja vsakič ko:
- obstoječi preventivni ukrepi varovanja niso zadostni oziroma niso več ustrezni;
- se spremenijo podatki, na katerih je ocenjevanje temeljilo;
- obstajajo možnosti in načini za izpopolnitev oziroma dopolnitev ocenjevanja.
Delodajalec mora po izvedenem ocenjevanju tveganja za varnost in zdravje pri delu izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja v pisni obliki, ki glede na vrsto in obseg dejavnosti vsebuje zlasti:
- načrt za izvedbo predpisanih zahtev in ukrepov;
- načrt in postopke za izvedbo ukrepov v primerih neposredne nevarnosti;
- opredelitev obveznosti in odgovornosti odgovornih oseb delodajalca in delavcev za zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu.
V izjavi o varnosti mora delodajalec k pisni oceni tveganja priložiti zapisnik o posvetovanju z delavci oziroma njihovimi predstavniki.
Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanju drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu
ZVZD-1 v 15. členu določa da delavec ne sme opravljati dela ali biti na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc. Enaka prepoved velja v primeru jemanja zdravil, ki lahko vplivajo na psihofizične sposobnosti, na tistih delovnih mestih, na katerih je zaradi večje nevarnosti za nezgode pri delu tako določeno z izjavo o varnosti z oceno tveganja.
Za ugotavljanje alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih aktivnih substanc mora delodajalec sprejeti interni akt (ti. Pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanju drog in drugih prepovedanih substanc) v katerem opredeli postopek in način, kako ugotavlja prej našteta stanja.
Pravilnik o prepovedi spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja na delovnem mestu
Pravna podlaga za sprejem pravilnika je določena v 24. členu ZVZD-1, po katerem je delodajalec dolžan sprejeti ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev.
Pravilnik o promociji zdravja na delovnem mestu
Delodajalec mora skladno s 32. členom ZVZD-1 načrtovati in izvajati promocijo zdravja na delovnem mestu, zagotoviti potrebna sredstva, pa tudi način spremljanja njenega izvajanja.
Promocija zdravja na delovnem mestu zajema različne aktivnosti in ukrepe, ki jih delodajalec izvaja z namenom ohranjanja in krepitve telesnega in duševnega zdravja delavcev.
Akt o sistemizaciji delovnih mest
Če delodajalec zaposluje 11 ali več delavcev je skladno s 10. členom Zakona o delovnih razmerjih (v nadaljevanju: ZDR-1) [2] dolžan sprejeti akt o sistemizaciji delovnih mest. Gre za splošni akti, ki določa pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu.
Pravilnik o pravici do odklopa
Na podlagi 142.a člena ZDR-1 mora delodajalec, če ukrepi niso določeni s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti oz. s kolektivno pogodbo ožje ravni, zagotoviti, da delavec v času izrabe pravice do počitka oziroma v času upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom ne bo na razpolago delodajalcu ter v ta namen sprejeti pravilnik, v katerem se določijo ustrezni ukrepi.
Obveznost velja od 16.11.2024 dalje. Več o pravici do odklopa si lahko preberete na povezavi: https://www.avemontis.com/blog/2119420_razumevanje-vasih-pravnih-obveznosti-pojasnjujemo-pravico-do-odklopa.
Pravilnik o vzpostaviti notranje poti za prijavo
Področje je urejeno v Zakonu o zaščiti prijaviteljev (v nadaljevanju: ZZPri) [3]. ZZPri vzpostavlja mehanizme za prijavo kršitev predpisov ter ukrepi za zaščito oseb, ki prijavijo kršitev v delovnem okolju.
Zavezanci so dolžni sprejeti interni akt, v katerem vzpostavijo notranjo pot za prijavo, ki obsega določitev posebnega elektronskega naslova in telefonske številke ali drugih kontaktnih podatkov za prejem prijav ter imenovanje zaupnika.
Zavezanci so:
- subjekti v javnem in zasebnem sektorju s 50 ali več zaposlenimi,
- subjekti z med 10 in 50 zaposlenimi, ki svojo glavno registrirano dejavnost opravljajo na področju zdravstva ali na področjih zbiranja, prečiščevanja in distribucije vode, ravnanja z odplakami, zbiranja in odvoza odpadkov ter ravnanja z njimi, pridobivanja sekundarnih surovin ter na področjih saniranja okolja in drugega ravnanja z odpadki,
- ne glede na število zaposlenih so zavezanci tudi ministrstva, upravne enote, vladne službe, javne agencije, Urad predsednika Republike Slovenije, Državno odvetništvo Republike Slovenije, Ustavno sodišče Republike Slovenije, Računsko sodišče Republike Slovenije, Varuh človekovih pravic, Informacijski pooblaščenec, Komisija za preprečevanje korupcije, Državna revizijska komisija in Zagovornik načela enakosti ter samoupravne lokalne skupnosti
- subjekti v zasebnem sektorju, z manj kot 50 zaposlenimi, če tako določajo drugi zakoni, s katerimi se prenašajo akti Evropske unije, ali neposredno veljavni predpisi Evropske unije iz delov I B. in II Priloge Direktive 2019/1937/EU, gre za subjekte, ki jih zavezujejo
- pravila o vzpostavitvi regulativnega in nadzornega okvira, pravila o preprečevanju uporabe finančnega sistema za pranje denarja in financiranje terorizma ter pravila o zaščiti potrošnikov ali vlagateljev na področju trgov finančnih storitev in kapitalskih trgov, bančništva, kreditov, naložb, zavarovalnic in pozavarovalnic, poklicnih ali osebnih pokojninskih produktov, vrednostnih papirjev, investicijskih skladov, plačilnih storitev ter drugih storitev, ki jih lahko opravljajo banke ali investicijska podjetja,
- pravila o poročanju, analizi in spremljanju dogodkov v civilnem letalstvu,
- pravila o delovnih standardih v pomorstvu,
- pravila o varstvu okolja na področju varnosti naftnih in plinskih dejavnosti na morju.
Pravilnik o računovodstvu
Obveznost sprejema pravilnika o računovodstvu posredno izhaja iz določb Zakona o gospodarskih družbah (v nadaljevanju: ZGD-1) [4] ter Slovenskih računovodskih standardov [5] in Kodeksa računovodskih načel [6].
Gre za pravilnik v katerem družba predstavi oz. določi:
- organiziranost računovodstva,
- knjigovodske listine in poslovne knjige,
- računovodski izkazi in poslovna poročila,
- izkazovanje in vrednotenje postavk v računovodskih izkazih,
- razkritja postavk v računovodskih izkazih,
- hramba knjigovodskih listin, poslovnih knjig, letnih poročil in druge računovodske dokumentacije.
Pravilnik o davčnem potrjevanju računov
Podlago za sprejem pravilnika določa šesti odstavek 5. člena Zakona o davčnem potrjevanju računov (v nadaljevanju: ZDavPR) [7]. Pravilnik je obvezen za davčne zavezance, ki poslujejo z gotovino in so zavezani k izdajanju računov. V internem aktu mora zavezanec popisati svoje poslovne prostore, jim dodeliti oznake in določi način dodeljevanja zaporednih številk računov.
Pravilnik o varnosti osebnih podatkov
Iz zakona o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju ZVOP-2) [9] ne izhaja več eksplicitna zahteva po sprejetju internega akta o zavarovanju osebnih podatkov. Relevantna pravna podlaga je tako Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov [10], ki v točki (f) prvega odstavka 5.člena določa, da se morajo osebni podatki obdelovati na način, ki zagotavlja ustrezno varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo z ustreznimi tehničnimi ali organizacijskimi ukrepi (ti. načelo celovitosti in zaupnosti). V drugem odstavku istega člena je določeno še, da mora biti upravljavec zmožen dokazati skladnost s prej naštetimi načeli v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Zagotavljanje skladnost pa se dokazuje s sprejetjem in ravnanjem po internem pravilniku, ki predpisuje ukrepe za zaščito pred nezakonitim razkritjem, izgubo, uničenjem ali poškodovanjem osebnih podatkov.
V kolikor katerega od navedenih pravilnikov še nimate, vam svetujemo, da ga sprejmete. Naši pravni strokovnjaki imajo bogate izkušnje s pripravo internih aktov ter vam bodo z veseljem pomagali pri pripravi manjkajočega pravilnika.
_________________________________
[1] Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1), Ur. l. RS, št. 43/11
[2] Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1), Ur. l. RS, št. 21/13
[3] Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri), Ur. l. RS, št. 16/23
[4] Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1), Ur. l. RS, št. 65/09
[5]Dostopno na https://si-revizija.si/datoteke/standardi/3276/srs-2024.pdf
[6] Dostopno na https://si-revizija.si/datoteke/splosno/504/rac-kodeks_racunovodskih_nacel.pdf
[7] Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR), Ur. l. RS, št. 57/15
[8] Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2), Ur. l. RS, št 13/11
[9] Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Ur. l. RS, št 163/22
[10] UREDBA (EU) 2016/679 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (GDPR), Uradni list Evropske unije, L 119, 4.5.2016
Add comment
Comments