Izvajanje videonadzora na delovnem mestu

Izvajanje videonadzora predstavlja obdelavo osebnih podatkov zato je pomembno najprej izpostaviti, da mora vsaka taka obdelava zadostiti pogojem, ki jih predpisuje Splošna uredba o varstvu podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«) [1].

Slednja dopušča, da posamezne države članice v določenih primerih natančneje uredijo oz. določijo posebne zahteve glede obdelave določenih osebnih podatkov. Tak primer predstavlja Zakon o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: ZVOP-2«) [2], ki v poglavju o videonadzoru predpisuje dodatne pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

Izvajanje videonadzora na delovnem mestu je najprej podvrženo splošnim in nato specialnim določbam. Slednje različno urejajo pogoje za zakonito izvajanje videonadzor glede na lokacijo izvajanja videonadzora.

Splošne določbe o izvajanju videonadzora

Videonadzor se lahko uvede le na podlagi pisne odločitve direktorja oz. druge pooblaščene osebe. Odločitev mora vsebovati obrazložene razloge za uvedbo videonadzora.

O izvajanju videonadzora mora upravljalec videonadzornega sistema obvestiti posameznike. Obvestilo mora biti objavljeno na vidnem mestu tako, da je posamezniku omogočeno, da se z dejstvom izvajanja videonadzora seznani še preden vstopi v videonadzorovano območje in se vstopu v nadzorovano območje odpove.

Obvestilo mora vsebovati vse informacije iz 13. člena Splošne uredbe ter

• pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;
• namene obdelave, navedbo upravljavca videonadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;
• informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;
• kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);
• neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Namesto v obvestilu se lahko informacije po 13. členu Splošne uredbe ter informacije iz tretje do pete točke prejšnjega odstavka zagotovijo na spletni strani upravljalca. V tem primeru mora biti na obvestilu navedena spletna povezava, na kateri se te informacije nahajajo.

Zbirka posnetkov videonadzornega sistema lahko vsebuje posnetek posameznika (sliko), podatek o lokaciji, datumu in času posnetka, le izjemoma pa tudi zvok.

Videonadzorni sistem mora biti zavarovan skladno s 24. in 32. členom Splošne uredbe. To pomeni, da mora upravljavec zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe s katerimi preprečuje nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov. V praksi to običajno pomeni fizično varovanje prostora v katerem se nahaja videonadzorni sistem, omejitev dostopa do vsebin videonadzornega sistema preko dodeljevanja posameznih uporabniških računov, politike gesel, vzpostavitvijo poti za uveljavljanje pravic posameznikov ter internimi politikami ravnanja z videonadzornim sistemom.

Posnetki se smejo hraniti največ eno leto od trenutka nastanka posnetka, po poteku tega roka pa jih je upravljalec dolžan izbrisati. Rok hrambe mora opredeliti upravljavec pri tem pa upoštevati načelo Splošne uredbe o najmanjšem obsegu in omejitvi shranjevanja. Praksa Informacijskega pooblaščenca poudarja, da praviloma ni razloga, da bi se vsi posnetki hranili dlje kot tri mesece (ali celo krajši čas), saj v primeru, da upravljavec v tem času ni zaznal incidenta ali suma, zaradi katerega bi bilo potrebno vpogledati v posnetke, obstaja zelo majhna verjetnost, da bo takšen incident ali sum zaznal po preteku tega roka. [3]

V nobenem primeru pa videonadzora ni dopustno izvajati v dvigalih, sanitarijah, prostorih za preoblačenje, hotelskih sobah in drugih podobnih prostorih, v katerih posameznik utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti.

Vpogled, uporaba ali posredovanje posnetkov videonadzornega sistema je dovoljeno le, če se izvaja za namene, ki so zakonito obstajali ali bili navedeni na obvestilu v času zajema posnetka.

Pri tem pa morajo biti vsak vpogled, uporaba ali posredovanje podatkov zabeleženi, tako, da je mogoče naknadno ugotoviti kateri posnetki so bili obdelani, kdaj in kako so bili uporabljeni ali komu so bili posredovani, kdo je izvedel ta dejanja obdelave ter kdaj in s kakšnim namenom ali na kateri pravni podlagi. Te podatke se vodi v evidenci, ki se imenuje dnevnik obdelave. Vzorec dnevnika obdelave uporabe videonadzornega sistema je dostopen na straneh Informacijskega pooblaščenca [4]. Podatke v dnevniku obdelave se vodi dve leti po koncu leta v katerem so posnetki nastali.

Video nadzor na delovnem mestu

V okviru izvajanja videonadzora na delovnem mestu govorimo o videonadzoru dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore ter videonadzoru znotraj delovnih prostorov.

a) Videonadzor dostopa v uradne službene oziroma poslovne prostore

Videonadzor dostopa v poslovne prostore ureja 77. člen ZVOP-2. Videonadzor dostopa v službene prostore se sme izvajati samo če je to potrebno za varnost ljudi ali premoženja, zaradi zagotavljanja nadzora vstopa v te prostore ali izstopa iz njih ali če zaradi narave dela obstaja možnost ogrožanja zaposlenih.

Poleg obvestila o izvajanju videonadzora, ki ga zahtevajo splošne določbe o izvajanju videonadzora, mora upravljavec o izvajanju videonadzora ter o vseh vsebinah, ki se objavijo na obvestilu pisno obvestiti vse zaposlene, ki delo opravljajo v videonadzorovanem območju.

V primeru stanovanjsko-poslovnih kompleksov je z videnonadzorom prepovedano snemati tiste dele stanovanjsko-poslovnega kompleksa, ki niso poslovni prostori ter vhode v stanovanja.

Če gre za stavbo v lasti več lastnikov je videonadzor dovoljen le v primeru, da s tem soglašajo lastniki, ki imajo v lasti več kot 70-odstotni delež na skupnih delih.

Poleg posnetka posameznika (slike), podatka o lokaciji, datumu in času posnetka sme zbirka osebnih podatkov vsebovati tudi datum in čas vstopa v uradni službeni prostor in izstopa iz njega, osebno ime posnetega posameznika, naslov njegovega stalnega ali začasnega prebivališča, zaposlitev, številko in podatke o vrsti njegovega osebnega dokumenta ter razlog vstopa, pod pogojem, da se navedeni osebni podatki zbirajo skupaj s posnetkom videonadzornega sistema.

b) Videonadzor znotraj delovnih prostorov

Videonadzor znotraj delovnih prostorov je urejen v 78. členu ZVOP-2. Videonadzor znotraj delovnih prostorov se lahko izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali za preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, pod pogojem, da teh namenov ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Kot delovne prostore Informacijski pooblaščenec šteje vse prostore in površine (tudi zunanje), kjer zaposleni opravljajo svoje delovne naloge [5].

Izvajanje videonadzora je dopustno le glede tistih prostorov in v obsegu, ker se varuje zakonsko določene interese . Pri tem je načeloma prepovedano snemanje delovnih mest, kjer delavec običajno dela, razen, če je to nujno, da se varuje zakonsko določeni interesi. Tako so smejo biti z videonadzorom pokriti le tisti prostori oz. deli prostorov, kjer prihaja do ravnanja s premoženjem ali informacijami večje vrednosti (npr. snemanje ožjega območja blagajne ali omar, kjer se hranijo nosilci, na katerih se nahajajo poslovne skrivnosti) oz. je generalno snemanje delovnih prostorov prepovedano (npr. tako da kamere pokrivajo celoten gostinski lokal), saj tovrstno snemanje praviloma ni nujno potrebno za varovanje zakonsko določenih interesov, saj je namen varovanja mogoče doseči že z milejšimi sredstvi kot je npr. snemanje vstopa, zagotavljanje neposrednega nadzora s strani upravljavca ali namestitev alarmnega sistema. [6]

Pri tem je potrebno poudariti, da je cilj izvajanja videonadzora nadzorovanje delovnih prostorov kot takih in ne posameznih zaposlenih, ki delo opravljajo v video nadzorovanih prostorih, prav tako pa spremljanje gibanja zaposlenih po delovnih prostorih ni dopusten namen, ki bi utemeljeval izvajanje videonadzora [7].

Neposredno spremljanje pred kamerami (t.i. podaljšano oko) je dopustno le, če se izvaja z namenom varovanja zakonsko določenih interesov in ga izvaja izrecno pooblaščena oseba upravljavca. Pri tem praksa Informacijskega pooblaščenca kot pooblaščeno osebo upravljavca razume tako zaposlene pri upravljavcu, ki jih je upravljavec za spremljanje kamer izrecno pooblastil kot tudi varnostno osebje (npr. varnostnik). Pri čemer po mnenju Informacijskega pooblaščenca, pooblaščena oseba upravljavca (ki je npr. del osebja), ki sproti spremlja dogajanje pred kamerami, ne more biti direktor, ki bi dogajanje spremljal npr. na svojem prenosnem računalniku ali tablici [6].

Pred začetkom izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov morajo biti o izvajanju videonadzora zaposleni pisno obveščeni.

Pred samo uvedbo videonadzora pa se je delodajalec dolžan posvetovati z reprezentativnim sindikatom in svetom delavcev oz. delavskim zaupnikom. Posvetovanje se izvede v roku 30 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec. Kadar gre za uvedbo videonadzora nad delovnimi mesti, kjer delavci po navadi delajo, se posvetovanje izvede v roku 60 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec. Pri tem zakon zahteva le izvedbo posvetovanja, kar pomeni, reprezentativen sindikat in svet delavcev nista dolžna podati mnenja oz. na drugi strani, v primeru, da mnenje podata, da mnenje za delodajalca ni zavezujoče.

Videonadzor skupnih prostorov v poslovnih zgradbah, ki so hkrati tudi delovni prostori je dovoljen le, če s tem soglašajo lastniki, ki imajo v lasti več kot 70-odstotni delež skupnih delov.

Video nadzor na delovnem mestu predstavlja dragoceno orodje za zagotavljanje varnosti, tako ljudi kot tudi premoženja, pri tem pa je ključno pomena, da se izvaja skladno z veljavnimi predpisi. Naši pravni strokovnjaki imajo bogate izkušnje s področja varstva osebnih podatkov ter vam bodo z veseljem pomagali pri pravilni vzpostavitvi videonadzora na delovnem mestu.

____________________________

[1] UREDBA (EU) 2016/679 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (GDPR), Uradni list Evropske unije, L 119, 4.5.2016

[2] Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Ur. l. RS, št. 163/22

[3] Neobvezno načelno mnenje, št. 0712-1/2018/418, 27.2.2018

[4] https://www.ip-rs.si/obrazci/

[5] Neobvezno načelno mnenje, št. 07121-1/2024/1241, 15.10.2024

[6] Neobvezujoče mnenje, št. 07121-1/2023/786, 9.6.2023

[7] Odločba št. 0611-182/2021/23, 24. 5. 2023

[8] Neobvezujoče mnenje št. 07121-1/2023/328, 08.03.2023