Hramba personalnih map v elektronski obliki

Personalne mape se lahko hranijo tudi v elektronski obliki ali izključno v elektronski obliki. V tem primeru je poleg spoštovanja predpisov s področja varstva osebnih podatkov, treba zagotoviti skladnost Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih ter Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Pri zajemu gradiva, ki je v digitalni obliki, mora biti zagotovljen učinkovit zajem za posamezno enoto gradiva (zajem metapodatkov, komunikacijskih podatkov, podatkov, potrebnih za vsebinsko ali oblikovno neokrnjen prikaz, itd.). Zajem gradiva, ki je izvirno v fizični obliki ali v elektronski, vendar ne tudi v digitalni obliki, mora biti urejen tako, da se zagotovi zanesljiva pretvorba.

Določeno je, kaj zajema priprava oz. organizacija zajema in hrambe:

• priprava na zajem in hrambo;
• priprava in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;
• spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi
  pravili;
• spremembe in dopolnitev notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov,
  tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru.

Ves čas hrambe mora biti zagotovljeno:

•  če gre za hrambo izvirnega gradiva v digitalni obliki:
  • dostopnost izvirnega gradiva, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno
    zagotavljanje dostopa zgolj pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe;
  • uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za
    uporabo ves čas trajanja hrambe;
  • celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost reprodukcije vsebine glede
    na vsebino izvirnega gradiva.
•  če gre za hrambo zajetega gradiva v digitalni obliki:
  • dostopnost, kar pomeni varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa zgolj
    pooblaščenim uporabnikom ves čas trajanja hrambe;
  • uporabnost, kar pomeni zmožnost reprodukcije in primernost reprodukcije za
    uporabo ves čas trajanja hrambe;
  • avtentičnost, kar pomeni dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino
    izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva;
  • celovitost, kar obsega nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije
    vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.

Glede dolgoročne hramba v digitalni obliki pa velja:

• Gradivo se dolgoročno hrani v digitalni obliki zapisa in na nosilcu zapisa za dolgoročno
  hrambo, s čimer se zagotavlja dolgoročna ohranitev vsebine dokumentarnega gradiva.
• Za nosilec zapisa za dolgoročno hrambo šteje:
  • takšna oblika, ki zagotavlja ohranitev vsebine gradiva in vse druge pogoje hrambe
    gradiva v digitalni obliki, in sicer več kot pet let, ter omogoča po tem obdobju
    pretvorbo v novo digitalno obliko zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne
    hrambe in
  • takšen elektronski nosilec zapisa, ki zagotavlja vse pogoje varne hrambe gradiva in
    omogoča večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa.